Cara Membuat Lamaran Kerja Via Email

Multimedialy.com - Jaman terus berkembang berkat adanya teknologi informasi. Jika dulu kita ingin mengirim pesan harus melalui kantor pos dengan seperangkat perangkonya sekarang tergantikan oleh e-mail (surat elektronik) dan juga sosial media.

Perkembangan teknologi ini tentunya membawa kebaikan dari segi efisiensi dan efektiftas. 

Jika jaman dulu untuk melakukan lamaran pekerjaan kita perlu membawa cv, portofolio, dan segala persyaratannya dalam bentuk map lalu datang langsung ke kantornya untuk mengirimkan lamarannya. 

Sekarang melamar pekerjaan justru kebanyak sudah beralih dengan yang namanya email, jadi semua berkas yang dibutuhkan tadi cukup di scan dan dikirim secara elektronik melalui yang namanya email lewat internet.

Baca juga: Lowongan Kerja Sumbar Terupdate

Namun perkembangan yang pesat ini mungkin beberapa dari kita belum terbiasa sehingga saya akan membagikan cara membuat lamaran kerja lewat email yang baik dan benar sehingga surat lamaran anda bisa sampai ke HRD atau recruiter.

Perhatikan Nama dan Alamat Emailmu

Ini sebenarnya bukan aturan baku yang wajib anda patuhi namun sebaiknya kalau bisa anda lakukan saja. 

Untuk email yang akan anda gunakan untuk mengirim surat lamaran pekerjaan anda pastikan sudah menggunakan nama anda (lengkap sesuai KTP) dan alamat emailnyapun bukan alamat email yang bisa saya katakan kurang formal dan profesional.

Sebagai contoh hindari alamat email dengan kombinasi angka yang terlalu banyak karena terkesan tidak formal dan profesional. Dimana mungkin ini bisa jadi pertimbangan HRD (tidak semua) namun untuk lebih amannya anda punya email dengan nama dan alamat email yang sesuai nama saja.

Ukuran Berkas Lamaran Jangan Terlalu Besar

Dalam email surat lamaran biasanya berisi file-file berkas yang diperlukan untuk melamar pekerjaan tersebut. 

Disini kita perlu memperhatikan ukuran file yang akan kita kirimkan. Untuk idealnya agar tidak menyusahkan diri sendiri (karena file besar akan lama proses upload) dan juga menyusahkan HRD nantinya anda bisa mengecilkan ukuran file yang akan anda kirimkan terlebih dahulu.

Memperhatikan hal-hal kecil seperti ini mungkin akan menjadi nilai tambah bagi diri anda dimata HRD. 

Untuk mengecilkan ukuran file anda bisa melakukannya dengan compress file secara online, anda bisa menggunakan tools online untuk mengecilkan berbagai jenis file (jadi tidak perlu install).

Anda cukup upload file yang mau dikecilkan size ukuran filenya, dan download versi yang sudah di compress.

Untuk gambar JPEG dan PNG anda bisa menggunakan tools : TinyJPG.

Untuk PDF anda bisa menggunakan tools : ilovepdf

Baca juga: Cara Mengecilkan Ukuran File PDF

Untuk Document (.doc, .docx) bisa menggunakan tools : docucompress.

Untuk Video bisa menggunakan tools: Video Compressor.

Jangan Sekali-kali Menggunakan Format ZIP/RAR (kecuali jika diminta)

Dengan melakukan kompres zip/rar memang anda bisa membuat semua file yang anda kirm tadi jadi satu jadi lebih simpel dalam menguploadnya.

Namun hal ini hanya akan merepotkan HRD karena harus melakukan proses ekstrasi zip.rar anda. Belum lagi format zip/rar ini penuh kecurigaan karena bisa saja pelamar mengisi virus. So menurut saya jangan sekalipun membuat file berkas anda dalam format zip/rar kecuali jika memang permintaannya seperti itu, oke.

Gunakan Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar

Selama pekerjaan yang anda lamar di negara kita tercinta Indonesia maka tidak perlu aneh-aneh dengan menggunakan bahasa lain. Misal anda menggunakan bahasa inggris atau bahasa daerah anda.

Penggunaan bahasa inggris yang tidak tepat tidak akan membuat anda terlihat pintar justru sebaliknya. Begitu pula dengan penggunaan bahasa daerah pada saat melamar pekerjaan via email tidak akan membuat HRD dekat dengan anda karena satu daerah.

Baca juga: Lowongan Kerja Padang

Yang paling benar dan tepat adalah menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai KBBI. Tidak juga menggunakan bahasa keseharian yang biasa kita gunakan untuk teman sebaya seperti aku, kamu, atau loe, gue (hindari ini).

Periksa kembali juga penulisan pastikan penulisan tidak ada yang salah ketik (typo) dan besar kecil huruf dan tanda baca sesuai. Penulisan yang baik bisa jadi penilaian awal HRD terhadap anda jadi jangan anggap sepele juga ya.

Tulis Subject Email yang Sesuai

Subjet atau judul email adalah hal penting yang perlu anda perhatikan. Biasanya dari pihak HRD memberikan format judul/subject email untuk mengirimkan lamaran. Tujuannya agar ketika HRD melakukan pengecekan email atau lamaran yang masuk menjadi lebih mudah.

Menulis email tidak sesuai format subject yang diberikan akan berakibat fatal karena bisa jadi email anda tidak terbaca. Karena kita asumsikan begitu banyak pengirim lamaran. Belum lagi aturan ketat setiap HRD, karena ada juga yang tidak mengangap lamaran tersebut jika salah subjectnya.

Namun jika tidak ada format khusus dari HRD atau pengumuman lowongan pekerjaan tesebut maka anda bisa menggunakan format subject yang umum digunakan untuk melakukan lamawaran pekerjaan. yaitu "Nama Lengkap-Posisi yang dilamar-Job Aplication".

Gunakan Salam, Pembuka, Isi dan Penutup pada Body Email

Body email penting untuk kita isikan karena tidak mungkin dong kita kirim lamaran via email isinya cuma judul dan berkas-berkas kita gak ada kata-kata penjelas pada email.

Jadi kita perlu mengisi body email dengan isi berupa salam, pembuka, isi dan penutup.

Untuk anda yang masih bingung ada poin-poin yang perlu anda tuliskan:

  1. Pertama alasan anda mengapa mengirim email tersebut.
  2. Kedua sebutkan bagian pekerjaan yang ingin anda lamar.
  3. Ketiga tuliskan kualifikasi yang anda miliki untuk pekerjaan tersebut.
  4. Keempat tuliskan apa yang akan kamu berikan/tawarkan untuk perusahaan jika diterima.
  5. Terakhir jangan lupa cantumkan kontak diri anda yang bisa dihubungi dan juga alamatmu.

Jika anda masih bingung berikut saya berikan contohnya:

Perhatikan Waktu Pengiriman Email Anda

Dimasa kuliah mungkin dosen anda pernah menerangkan pentingnya mempertimbangan waktu saat kita ingin mengirim pesan kepada dosen. Ada waktu-waktu yang harus dihindari untuk mengirim pesan yaitu waktu yang terlalu larut malam yang akan menggangu orang yang kita kirim pesan tersebut.

Hal ini juga berlaku dalam mengirim lamaran pekerjaan via email. Idealnya anda mengirimkan surat lamaran ini di jam kerja mungkin antara jam 8 pagi hingga 5 sore. Dengan mengirim di jam kerja anda mungkin saja menerima balasan yang lebih cepat juga tentunya.

Jangan terlalu mepet juga dalam waktu pengiriman lamaran, misal terakhir pengiriman tanggal 8 jam 23:59 terus anda kirim mempet sekali. Takutnya nanti kalau ada error dari jaringan atau tangan anda salah menulis alamat email yang ditujukan otomatis tidak ada waktu cek dan mengulangnya lagi bukan?

Terakhir

Untuk terakhir sebelum menekan tombol kirim anda bisa cek ulang semuanya pastikan sesuai. Pastikan mulai dari judul, dan body email tidak ada kesalahan penulisan. Cek juga berkas-berkas yang akan kirimkan pastikan sesuai dan semuanya ada. 

Karena yang namanya email tidak bisa nada tarik pesannya seperti wa, so cek lagi pastikan semuanya benar termasuk alamat email yang dituju jangan sampai salah alamat.

Jika semuanya sudah ok bisa anda kirimkan sembari berdoa yang terbaik untuk diri anda.

Mungkin itu dulu dari saya tentang cara membuat surat lamaran via email, semoga bisa bermanfaat dan anda bisa mendapatkan posisi pekerjaan yang anda inginkan.

Arif Rachman Hakim

Berbagi melalui menulis. Kenalan yuk!
Follow saya di instagram @rachmanhakim.a

Jangan ragu untuk bertanya dan memberikan komentar
Silakan berkomentar dengan sopan (tidak SARA) dan sesuai topik artikel yang sedang dibahas. Komentar berisi spam link dan tidak sopan akan saya hapus. Untuk pertanyaan diluar artikel silakan masuk ke Out Of Topic